Guide d'utilisation de Movyx

1Activer son compte et se connecter

La page de connexion de votre espace, à votre nom et à votre logo.

1. Essai créé depuis le site : votre espace s'ouvre dès l'envoi du formulaire, avec le mot de passe que vous avez choisi. Un e-mail vous confirme l'adresse de connexion de votre espace. Espace ouvert par l'équipe Movyx : l'e-mail de bienvenue contient un lien d'activation où vous choisissez votre mot de passe. Aucun mot de passe ne circule par e-mail.
2. Ensuite, cliquez sur Connexion en haut de movyx.fr (movyx.fr/connexion) et saisissez votre e-mail et votre mot de passe : votre e-mail suffit à retrouver votre espace. La page à votre logo (movyx.fr/limo/votre-societe/login) reste disponible. Cochez Se souvenir de moi sur votre poste habituel.
3. Mot de passe oublié ? Le lien Mot de passe oublié ? envoie un lien de réinitialisation à votre adresse e-mail.

2Suivre la visite guidée

À votre première connexion, une visite guidée présente les écrans dans l'ordre du paramétrage : types de véhicules, villes et lieux, grille tarifaire, premier contact, puis les réglages optionnels. Vous pouvez la quitter à tout moment et la relancer depuis le bouton ? en bas à droite (Centre d'aide → Visite guidée).

Chaque entrée du menu et la plupart des boutons portent une infobulle : laissez la souris une seconde sur un élément (ou appuyez longuement sur téléphone) pour lire à quoi il sert.

3L'ordre recommandé pour démarrer

1. Types de véhicules : vos catégories (berline, van, SUV…), qui deviennent les colonnes de vos grilles.
2. Villes & lieux : les villes, aéroports, gares et hôtels que vous desservez.
3. Grille tarifaire : vos prix par trajet et par véhicule, saisis à la main ou paramétrés avec l'équipe Movyx au démarrage.
4. Premier contact : une agence ou un client direct.
5. Puis, à votre rythme : le design, le modèle de devis, les conditions d'annulation et le temps d'attente.

Dès que les quatre premières étapes sont faites, le bouton Créer un devis du menu se déverrouille.

1Le menu latéral

À gauche, le bouton Créer un devis puis les rubriques : Tableau de bord, Devis, Chauffeurs, Véhicules, Clients, Tarifs, Modules & options et Paramètres. Une rubrique qui contient plusieurs pages (Chauffeurs, Véhicules, Clients, Modules & options, Paramètres) se déplie en cliquant dessus. Une pastille rouge signale ce qui attend une action (demande d'absence à valider, réglage conseillé non fait).

La flèche en haut du menu le réduit à ses icônes pour gagner de la place ; les libellés réapparaissent au survol. Sur téléphone, le menu devient une barre d'onglets en bas de l'écran.

2La barre du haut : thème, notifications, compte

La cloche : alertes (documents, échéances) et relances, avec un raccourci vers chaque page.

Le menu de votre compte : profil, facturation, support, pages légales et déconnexion.

• Soleil / lune : bascule entre le thème clair et le thème sombre. Le choix est mémorisé sur votre appareil et ne concerne que votre affichage.
• Cloche : vos alertes (documents expirés ou à renouveler, demandes à valider, tarifs à compléter). Le compteur rouge indique ce qui reste à traiter ; Toutes mes notifications ouvre la page complète.
• Votre avatar : Mon compte, Facturation (administrateurs), Contacter le support, Mes demandes, les pages légales et Se déconnecter.

3Le bouton d'aide « ? »

Le Centre d'aide, disponible sur chaque page : ce guide, le support et la visite guidée.

En bas à droite de chaque écran, le bouton ? ouvre le Centre d'aide : ce guide (Documentation), le formulaire Contacter le support (réponse sous 24 h ouvrées) et la Visite guidée.

1Lire la page Paramètres

Paramètres : la jauge (4 étapes indispensables, 4 conseillées) et un accès direct à chaque réglage.

• La jauge en haut compte les étapes indispensables (types de véhicules, villes & lieux, grille tarifaire, premier contact) et les étapes conseillées (design, modèle de devis, conditions d'annulation, conclusion du devis). Le bouton à droite vous emmène directement à la prochaine étape.
• Votre offre : Types de véhicules, Villes & lieux, Grilles tarifaires, avec le nombre d'éléments déjà créés.
• Vos devis : Modèle de devis, Conditions d'annulation, Temps d'attente.
• Votre image : Design de l'application (logo, couleur, composants).

Les utilisateurs, les modules et la facturation se trouvent dans Modules & options.

2Terminer les réglages conseillés depuis le tableau de bord

Le bouton Personnaliser du tableau de bord rappelle les réglages optionnels qu'il vous reste à faire.

Sur le tableau de bord, le bouton Personnaliser affiche le nombre de réglages conseillés non faits et ouvre la liste. Chaque ligne mène à l'écran concerné. Une fois tout réglé, le bouton disparaît.

1Créer un type de véhicule

Types de véhicules : une carte par catégorie, avec places, bagages et statut.

Le formulaire d'un type : nom en français et en anglais, marque, image, catégorie, capacité.

1. Ouvrez Paramètres → Types de véhicules puis cliquez sur Nouveau type.
2. Renseignez le nom en français (obligatoire) et, si vous faites des devis en anglais, le nom en anglais.
3. Choisissez la marque (créez-la au besoin avec Ajouter une marque), une image facultative (JPG, PNG ou WebP, 8 Mo maximum, affichée sur la carte du type et proposée en photo sur vos devis), la catégorie (Berline, Van, SUV, Minibus, Luxe…), le nombre de places, les petits bagages et les grandes valises.
4. Ajoutez une description si vous le souhaitez, laissez le statut Actif, puis Enregistrer.

Le crayon sur une carte modifie le type ; la corbeille le supprime s'il n'est utilisé nulle part. Un type passé Inactif reste visible dans l'historique mais n'est plus proposé dans les nouvelles grilles ni dans l'assistant de devis.

2Ajouter une ville

Villes & Lieux : l'onglet Villes, avec le pays, le fuseau horaire et le nombre de lieux rattachés.

Ajouter une ville : nom, pays, code ISO et fuseau horaire.

1. Ouvrez Paramètres → Villes & lieux et cliquez sur Une ville (bloc Ajouter, en haut à droite).
2. Saisissez le nom en français, le nom en anglais si besoin, le pays ; le code ISO et le fuseau horaire se remplissent d'après le pays.
3. Enregistrer. La ville est proposée aussitôt comme départ ou arrivée dans vos grilles et vos devis.

3Ajouter un lieu (aéroport, gare, hôtel, adresse)

L'onglet Lieux : chaque aéroport porte son code IATA, les filtres trient par type.

Ajouter un lieu : type, ville de rattachement, adresse et coordonnées.

1. Cliquez sur Un lieu (bloc Ajouter).
2. Donnez son nom (français, et anglais si besoin), son type (aéroport, gare, hôtel, port, lieu privé, lieu public, autre) et la ville rattachée.
3. Ajoutez l'adresse complète ; la latitude et la longitude sont facultatives. Un aéroport peut porter un code IATA (CDG, NCE…) : vous le retrouvez ensuite en tapant ces trois lettres dans l'assistant de devis.
4. Enregistrer.

La recherche en haut de l'onglet accepte un nom de lieu, une ville ou un code IATA. Le crayon modifie un lieu, la corbeille le supprime ; un lieu utilisé par une grille est conservé dans les devis déjà créés.

1La liste des grilles

Tarifs : vos grilles classées par type, et le bloc Saisons & Événements commun à toutes.

La page Tarifs liste vos grilles avec leur type (tarif net ou tarif public), leur devise, le nombre de véhicules et de contacts rattachés, leur période de validité et leur statut. Les quatre icônes à droite d'une grille permettent de la désactiver ou la réactiver, la dupliquer, l'exporter en Excel et la supprimer. En haut, Nouvelle grille en crée une.

2Créer une grille

Nouvelle grille : le nom, le type de tarif, la devise et la période de validité.

1. Dans Tarifs, cliquez sur Nouvelle grille.
2. Nommez-la (par exemple « Côte d'Azur 2026 ») et choisissez son type : Tarif net pour vos partenaires (agences, apporteurs), Tarif public pour votre clientèle directe. Ce type sert à classer vos grilles ; dans les deux cas le devis affiche le tarif de la grille tel quel, et la commission d'une agence est prélevée dessus, jamais ajoutée.
3. Choisissez la devise et la visibilité : une grille privée est réservée aux contacts que vous lui rattachez.
4. Indiquez si besoin une période de validité (informative : une grille dont la date de fin est passée est signalée « Expirée », à vous de la désactiver quand la suivante est prête).
5. Laissez Grille active coché pour qu'elle soit proposée dans les nouveaux devis, puis Créer la grille.

3Organiser la grille en sections

L'éditeur : chaque section a ses lignes de trajets, vos types de véhicules forment les colonnes.

Une section = un titre ; vous les renommez et les réordonnez librement.

1. Ouvrez la grille. En haut à droite, cliquez sur Section (ou, en bas de la grille, sur Ajouter une section).
2. Donnez un titre : « Transferts aéroports », « Transferts gares », « Longue distance »… puis Créer.
3. Chaque section a ses propres boutons Renommer, Condition et corbeille. La poignée à gauche du titre permet de la déplacer.

Les colonnes correspondent à vos types de véhicules. Le bouton + à droite de l'en-tête ajoute une colonne pour un type que la grille ne couvre pas encore.

4Ajouter une ligne de trajet

Ajouter une ligne : choisissez le départ puis l'arrivée dans la liste de vos villes et lieux.

1. Sous la section, cliquez sur Ajouter une ligne.
2. Cliquez dans Départ et choisissez une ville ou un lieu dans la liste (la recherche filtre au fur et à mesure), puis faites de même pour Arrivée.
3. Renseignez ensuite les prix de la ligne, cellule par cellule (étape suivante). Une ligne dont les cellules restent vides ne génère aucun prix.

5Saisir un prix ou « Sur demande »

Un clic sur une cellule ouvre la saisie : le montant, ou l'interrupteur « Sur demande ».

1. Cliquez sur la cellule au croisement du trajet et du véhicule.
2. Tapez le montant puis Entrée pour valider, ou Tab pour valider et passer à la cellule suivante sans quitter le clavier. Échap annule.
3. Pour un trajet chiffré au cas par cas, activez Sur demande : le devis affichera cette mention à la place d'un prix.

6Ajouter une condition (nuit, jour, supplément, remise)

Une condition porte un type, un montant et le libellé repris sur le devis.

Le bouton Condition d'une section ajoute une règle appliquée à ses trajets : Nuit, Jour, Avant ou Après une heure, Condition horaire, Supplément fixe, Remise % ou Prix alternatif. Indiquez le montant et un libellé explicite (« +50 € si autoroute », « Majoration de nuit 22 h – 6 h ») : il apparaît tel quel sur le devis quand la condition s'applique.

7Tarifs horaires (mise à disposition) et repas chauffeur

Sous les sections de transferts, la carte Tarifs horaires : le repas chauffeur et vos tarifs à l'heure ou au forfait.

Un tarif horaire : un libellé (Journée, Demi-journée, Nuit complète…) et une période ; les montants par véhicule se saisissent ensuite dans le tableau.

1. Descendez en bas de la grille jusqu'à la carte Tarifs horaires et cliquez sur Ajouter un tarif.
2. Donnez un libellé (« Journée », « Nuit complète »…, il figure tel quel sur le devis) et la période couverte (jour, nuit ou indifférent), puis Ajouter. La ligne apparaît dans le tableau : saisissez le montant de chaque type de véhicule comme pour un transfert. Dupliquez une ligne pour créer une variante.
3. Le repas chauffeur (bouton Modifier de la carte) fixe le tarif par repas et ses conditions d'application, par exemple « à partir de 6 h de prestation ». Il peut être appliqué à toutes vos grilles d'un coup.

Dans l'assistant de devis, une mise à disposition reprend ces tarifs selon le nombre d'heures de jour et de nuit, et ajoute le repas chauffeur quand ses conditions sont remplies.

8Saisons et événements

Une saison : un nom, un type (saison haute, événement…), une couleur et des dates.

1. Dans Tarifs, bloc Saisons & Événements, cliquez sur Ajouter.
2. Nommez la saison (« Saison haute été 2026 », « Grand Prix de Monaco »), choisissez son type, sa couleur et ses dates, puis Ajouter.
3. Ouvrez ensuite chaque grille : le bouton Créer une saison de l'en-tête vous permet d'y saisir des prix propres à cette période, transferts comme mises à disposition.

Lors d'un devis, la date de chaque prestation détermine automatiquement les prix appliqués : prix de saison si la date tombe dedans, prix de base sinon.

9Modifier la grille et la rattacher à des contacts

Modifier : nom, type, devise, repas chauffeur, validité et notes.

Contacts rattachés : cochez les agences et les clients qui utilisent cette grille.

Le bouton Modifier (en-tête de la grille) change son nom, son type, sa devise, sa validité ou la désactive. Le bouton Contacts ouvre la liste de vos agences et clients : cochez ceux à qui cette grille s'applique. À la création d'un devis « via une agence » ou « via un client », ce sont ces grilles qui sont proposées.

Le bouton Exporter produit un fichier Excel de la grille complète (sections, lignes, saisons, mises à disposition) que vous pouvez partager ou retravailler.

1Le modèle de devis

Modèle de devis : en-tête, textes FR / EN, sections activables et réordonnables, aperçu à droite.

1. Ouvrez Paramètres → Modèle de devis.
2. En-tête du devis : choisissez la couleur de fond et la couleur du texte de la bande du haut (ou Défaut pour revenir à vos couleurs de marque).
3. Introduction : rédigez le texte d'accueil en français et en anglais ; le devis reprend la langue choisie à sa création.
4. Sections & ordre : activez ou masquez Transferts, Mise à disposition, Temps d'attente inclus, Politique d'annulation, Retard de vol… et glissez-déposez les poignées pour changer leur ordre. Les sections marquées Auto sont remplies depuis vos réglages, les sections Texte depuis vos textes.
5. Conclusion / Signature : votre formule de fin et votre signature, en français et en anglais.
6. Vérifiez l'aperçu (basculez entre Français et Anglais), puis Enregistrer.

2Les conditions d'annulation

Conditions d'annulation : le texte, sa position dans le devis et les paliers par tranche horaire.

1. Ouvrez Paramètres → Conditions d'annulation.
2. Texte des conditions générales : rédigez-le en français et en anglais. Les boutons de la petite barre mettent en italique, en gras ou en liste (vous pouvez aussi taper *texte* et **texte**).
3. Position dans le devis : en pied de page, après le contenu, ou sur une page dédiée à la fin.
4. Règles par tranche horaire : cliquez sur Ajouter pour définir un palier (délai avant la prise en charge et pourcentage retenu), par exemple 100 % à moins de 24 h. Cochez Appliquer à tous les types de véhicules ou limitez le palier à certains types.
5. Enregistrer. Le barème apparaît automatiquement sur chaque devis.

3Le temps d'attente inclus

Temps d'attente : pour chaque type de lieu, les minutes incluses puis le tarif appliqué au-delà.

1. Ouvrez Paramètres → Temps d'attente. Ces règles valent pour les transferts uniquement.
2. Activez les lieux concernés : Hôtel / Chalet, Aéroport — vol privé, Aéroport — vol commercial, Gare.
3. Pour chacun, saisissez les minutes d'attente gratuites, puis choisissez Tarif horaire (vos tarifs horaires de la grille s'appliquent au-delà) ou Personnalisé pour saisir un tarif propre.
4. Enregistrer. La section « Temps d'attente inclus » du devis reprend ces valeurs.

1Logo, couleur de marque et arrondi

Design : logo, nuancier ou teinte libre, aperçu en clair et en sombre, arrondi des composants. Tout s'enregistre automatiquement.

1. Ouvrez Paramètres → Design de l'application.
2. Logo de l'entreprise : cliquez sur Choisir un fichier (PNG, JPG, SVG ou WebP, 2 Mo maximum, fond transparent recommandé). Il s'affiche dans le menu, sur la page de connexion et en en-tête de chaque devis.
3. Couleur de votre marque : choisissez l'une des douze teintes du nuancier, ou réglez votre propre teinte avec les curseurs Teinte et Profondeur, ou saisissez un code couleur (format #RRVVBB). Elle colore les boutons, les liens et la rubrique active du menu.
4. L'aperçu de l'interface montre le rendu en thème clair et en thème sombre ; Movyx ajuste la couleur pour que les textes restent lisibles dans les deux.
5. Arrondi des composants : Aucun, Léger, Moyen ou Large pour les boutons, cartes et badges.

1La page Agences & Clients

Deux carnets : les agences (avec leur commission) et les clients directs (dont les VIP). Un bouton d'ajout pour chacun.

Ouvrez Clients → Agences & clients. Cliquez sur le bloc Agences partenaires ou Clients directs pour afficher la liste correspondante ; la recherche filtre par nom, contact ou e-mail. Sur chaque ligne : la flèche ouvre la fiche, le crayon modifie, la corbeille supprime.

2Ajouter une agence

Nouvelle agence : son contact principal, sa commission et les grilles qu'elle utilise.

1. Cliquez sur Ajouter une agence.
2. Renseignez le nom de l'agence (obligatoire), puis son contact principal : civilité, prénom, nom, e-mail et téléphone (indicatif du pays puis numéro).
3. Saisissez sa commission (%). Sur chaque devis passé par cette agence, Movyx calcule la commission et la prélève sur le tarif de votre grille ; le devis affiche la part qui revient à l'agence, ligne par ligne et sur le total.
4. Cochez les grilles tarifaires associées, ajoutez des notes internes si besoin, puis Enregistrer.

3Ajouter un client direct

Nouveau client : coordonnées, société, pays, grilles dédiées et statut VIP.

1. Cliquez sur Ajouter un client.
2. Renseignez civilité, nom complet (obligatoire), société, e-mail, téléphone et pays.
3. Cochez les grilles tarifaires associées pour lui appliquer des tarifs dédiés, notez ses préférences (instructions chauffeur, conditions particulières), activez VIP s'il y a lieu, puis Enregistrer.

4La fiche d'une agence ou d'un client

La fiche : quatre onglets, dont l'historique des devis du contact (un cinquième, Préférences, sur la fiche d'un client).

• Informations : coordonnées et contact principal. Modifier (en haut à droite ou sous la carte) rouvre le formulaire pré-rempli.
• Grilles tarifaires : les grilles associées ; Gérer les grilles permet d'en ajouter ou d'en retirer.
• Règles spécifiques : les remises, majorations et conditions propres à ce contact (étape suivante).
• Devis : tous les devis créés pour ce contact, avec leur statut.
• Préférences (fiche client) : son chauffeur préféré ou à éviter, ses véhicules et ses préférences, saisis dans le CRM.

Onglet Grilles tarifaires : associez ici les grilles proposées pour ce contact dans l'assistant de devis.

5Ajouter une règle tarifaire spécifique

Une règle : son type et sa valeur, puis le contexte où elle s'applique (véhicule, grille, villes, saison, dates).

1. Sur la fiche, onglet Règles spécifiques, cliquez sur Ajouter une règle.
2. Choisissez le type de règle : Remise %, Majoration %, Remise fixe (€), Majoration fixe (€), Attente offerte, Bagages inclus ou Condition spéciale, et sa valeur.
3. Limitez-la si besoin à un type de véhicule, une grille, une ville de départ ou de destination, une saison, une période de validité. La priorité (0 à 100) départage deux règles qui s'appliqueraient en même temps.
4. Décrivez-la dans Notes, laissez-la Active, puis Enregistrer.

Ces règles prévalent sur les prix de la grille lors du calcul des devis de ce contact ; le devis conserve les règles telles qu'elles étaient au moment de sa création.

6Supprimer un contact

Depuis la liste, la corbeille supprime l'agence ou le client après confirmation. Ses devis déjà créés sont conservés ; sa fiche n'est plus proposée dans l'assistant.

1La liste des devis

Devis : les compteurs, les filtres par statut et la liste. Le statut se change directement dans la colonne Statut.

La page Devis affiche vos compteurs (total, brouillons, envoyés, acceptés, taux d'acceptation) puis la liste, filtrable par statut et triable (Plus récents par défaut). Chaque ligne indique le numéro, la grille utilisée, la langue, le nombre de véhicules et le total. Un clic sur la ligne ouvre le devis ; un clic sur le badge de statut le change sans quitter la liste.

2Étape 1 — choisir la grille, l'agence ou le client

Étape 1 : la grille qui fixe les prix, directement ou à travers une agence ou un client.

1. Cliquez sur Créer un devis (menu) ou Nouveau devis (en haut de la liste).
2. Grille de tarifs : choisissez une grille dans la liste. Via une agence ou Via un client : choisissez le contact, puis l'une des grilles qui lui sont rattachées ; sa commission et ses règles spécifiques s'appliqueront.
3. Cliquez sur Choisir les véhicules.

3Étape 2 — sélectionner les véhicules

Étape 2 : cochez les véhicules à proposer. Chacun devient une ligne de prix dans le devis.

Cliquez sur un ou plusieurs types de véhicules (ou Tous). Le nombre de passagers de chaque type est rappelé. Puis Saisir les trajets.

4Étape 3 — transferts et mises à disposition

Étape 3 : dès que départ, arrivée et date sont saisis, le prix de chaque véhicule s'affiche sous le transfert.

1. Dans Transferts, cliquez dans Départ et tapez une ville, un lieu ou un code IATA : choisissez dans la liste. Faites de même pour Arrivée.
2. Renseignez la date et, si vous la connaissez, l'heure de prise en charge. Le prix de chaque véhicule apparaît aussitôt, saison et conditions comprises ; un véhicule sans tarif sur ce trajet est signalé.
3. + Retour ajoute le trajet inverse à une autre date ; Ajouter un transfert ajoute un trajet indépendant.
4. Pour une mise à disposition, cliquez sur Ajouter une mise à disposition : heures de jour et de nuit, nombre de jours, repas chauffeur. Les tarifs MAD de la grille s'appliquent.
5. Cliquez sur Options du devis. Le bouton reste bloqué tant qu'un transfert est incomplet ou qu'un véhicule sélectionné n'a aucun tarif : retirez-le ou renseignez la grille.

5Étape 4 — options, puis étape 5 — récapitulatif

Étape 4 : la langue, les photos des véhicules et une note interne.

Étape 5 : relisez, puis Créer le devis.

1. Langue du devis : Français ou Anglais. Les textes d'introduction, de conclusion et les conditions sont pris dans la langue choisie.
2. Photos des véhicules (si le module Véhicules est actif) : cochez les photos à joindre au devis.
3. Ajouter une note interne : un mémo visible uniquement par votre équipe, jamais par le client.
4. Cliquez sur Récapitulatif, vérifiez la source, les véhicules, les prestations et la langue, puis Créer le devis.

6La page du devis : envoyer, imprimer, changer le statut

Le devis créé : le statut en haut, puis le document tel que le client le reçoit.

Sous le document : les actions d'envoi, la duplication et la suppression.

• Statut du devis (bandeau du haut) : Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé. Marquez « Envoyé » quand le client l'a reçu, puis « Accepté » ou « Refusé » selon sa réponse : c'est ce qui alimente votre taux d'acceptation et votre chiffre d'affaires. Un devis envoyé sans réponse à la fin de sa validité passe en Expiré.
• Copier le texte : copie le devis en texte brut, à coller dans un e-mail ou une messagerie.
• Imprimer / Enregistrer PDF : ouvre l'impression de votre navigateur ; choisissez « Enregistrer au format PDF » pour obtenir le fichier.
• Envoyer par e-mail : ouvre votre messagerie avec le devis pré-rempli. Envoyer par WhatsApp : ouvre WhatsApp avec le texte du devis.
• Dupliquer : repart de ce devis dans l'assistant, pour une variante ou un nouveau client. Supprimer (corbeille) : après confirmation.

Le bandeau Complétez votre devis apparaît tant qu'un élément du document est vide (logo, conclusion…) et vous mène au bon réglage.

1Les indicateurs du mois

• CA accepté : montant des devis acceptés sur le mois, avec l'écart par rapport au mois précédent.
• Devis créés : nombre de devis du mois et combien attendent encore une réponse.
• Taux d'acceptation : devis acceptés parmi les devis envoyés.
• Panier moyen : montant moyen d'un devis accepté.

Au-dessus, un bandeau signale ce qui presse : devis sans réponse depuis plus de 7 jours, prestations dans les 7 jours, brouillons à finaliser. Les boutons Toute l'équipe / Mes devis changent le périmètre affiché.

2Chiffre d'affaires devisé et analyses

Chiffre d'affaires devisé empile, mois par mois, les montants acceptés, en attente et refusés (sur 3, 6 ou 12 mois), puis le nombre et le montant des devis par statut. Analyses montre ce que vos clients demandent le plus : trajets, véhicules, clients, parc et, pour un administrateur, l'activité de l'équipe, ainsi que la part des transferts et des mises à disposition.

3Traiter les devis à suivre

Le bloc À suivre liste les devis à relancer, les prestations à venir et les brouillons. Les boutons ✓ et ✕ marquent un devis en attente accepté ou refusé directement depuis la liste. Tous les devis ouvre la liste complète.

Le tableau de bord s'adapte au rôle : un compte Dispatch ou Utilisateur y voit ses prestations à venir et ses devis à relancer ; un chauffeur arrive directement sur son planning.

1Les préférences d'un client

Une carte par client : ses trajets, ses chauffeurs, ses véhicules et ses préférences.

• Trajets les plus demandés : ses trois liaisons les plus fréquentes, calculées à partir de ses devis (un retour compte avec l'aller). Rien à saisir.
• Chauffeurs : le chauffeur qu'il préfère et celui à ne pas lui envoyer. Si vous utilisez le module Chauffeurs, les noms de votre équipe vous sont proposés pendant la saisie.
• Véhicules : pour chaque catégorie (ou véhicule du parc), Habituel, Attitré ou Refusé, avec une note au besoin. La ligne Devisés rappelle les véhicules réellement proposés dans ses devis.
• Préférences : langue parlée, accueil pancarte, siège enfant, et un champ libre pour ce qui compte à bord (eau, presse, température, musique, discrétion…).

Modifier (Chauffeurs ou Préférences) ouvre la même fenêtre.

Les mêmes préférences se relisent dans l'onglet Préférences de la fiche client.

2Le partenariat d'une agence

Partenariat : commission, date de début, contacts et grilles, dans une seule fenêtre.

• Commission : le pourcentage prélevé sur le total de ses devis (jamais ajouté).
• Partenaire depuis : la date de début du partenariat, avec son ancienneté.
• Grilles associées : les grilles proposées pour cette agence dans l'assistant de devis.
• Contacts principaux : le contact de la fiche agence, plus jusqu'à six autres noms.

1Ajouter une mission

Le planning : une ligne par mission, son tarif repris de vos grilles et son statut en direct.

1. Cliquez sur le bouton + en bas à droite : une ligne de saisie s'ouvre dans le tableau.
2. Seule la date est obligatoire. Heures, client ou agence, passager, départ, arrivée, vol et véhicule peuvent se compléter plus tard.
3. Cliquez sur Enregistrer : la mission prend sa place dans la journée, et une nouvelle ligne s'ouvre pour la suivante.

Les devis acceptés s'affichent dans le bandeau Devis à planifier : un clic pré-remplit la ligne, montant du devis compris. Une valeur du tableau se modifie d'un clic, directement dans sa cellule.

2Le tarif automatique

Dès que le départ, l'arrivée et le véhicule sont renseignés (ou les heures de début et de fin d'une mise à disposition), le tarif de vos grilles s'inscrit dans le champ prix, avec la grille et le trajet utilisés. La grille du client ou de l'agence s'applique, avec ses règles ; sinon, votre grille publique.

• Si le trajet, le véhicule ou l'horaire change, le tarif suit.
• Un montant tapé à la main, ou repris d'un devis, n'est jamais recalculé. Videz le champ pour revenir au tarif de vos grilles.
• Un lieu absent de vos villes et lieux n'a pas de tarif : le planning vous l'indique. Ajoutez-le dans Paramètres → Villes & lieux.

3Le panneau d'accueil

Le panneau que le chauffeur montre à l'arrivée de son client.

Ouvrez-le depuis le menu de la mission ou sa fenêtre de détails. Il affiche votre logo et le nom du passager (ou du client) ; dans la fenêtre de détails, vous pouvez changer le texte, sur trois lignes, ou masquer le logo. Il s'affiche en plein écran, s'imprime en A4 ou s'enregistre en image.

4Chauffeurs et véhicules

Avec le module Chauffeurs, vous affectez un chauffeur selon ses disponibilités (absences, autres missions, heures et repos) ; il accepte la mission et fait avancer son statut depuis son téléphone : en route, sur place, client à bord, déposé. Avec le module Véhicules, vous choisissez le véhicule précis, immobilisations du parc comprises.

1La liste des chauffeurs

Chauffeurs : l'effectif, la conformité des permis, cartes VTC et visites médicales, puis une carte par chauffeur.

Chauffeurs → Tous les chauffeurs : les compteurs (effectif actif, absents aujourd'hui, documents à renouveler, amendes en cours, heures supplémentaires du mois), le graphique de conformité des documents obligatoires (expiré, sous 30 jours, valide, non renseigné) et les cartes des chauffeurs avec leurs absences à venir et amendes en cours. Les boutons du haut mènent au planning des absences, aux forfaits trajets, à l'Espace RH et au tableau de bord RH.

2Ajouter un chauffeur

Nouveau chauffeur : l'identité, le contact et la couleur qui le repère sur le planning.

1. Cliquez sur Ajouter un chauffeur.
2. Renseignez la civilité, le prénom et le nom (obligatoires), la date de naissance, le téléphone, l'e-mail et une couleur planning.
3. Créer le chauffeur : il est créé avec le statut Actif, complétez sa fiche ensuite.

3Compléter la fiche d'un chauffeur

La fiche : identité, coordonnées, permis, carte VTC, visite médicale et contrat dans l'onglet Profil.

L'onglet Profil regroupe l'identité (civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'embauche, statut), les coordonnées (téléphone, e-mail, adresse), puis les habilitations : numéro et validité du permis, numéro et validité de la carte professionnelle VTC, validité de la visite médicale, type et fin de contrat. Cliquez sur Enregistrer la fiche. Ces dates alimentent la conformité, l'échéancier et les alertes de la cloche.

Le bouton Archiver retire le chauffeur de l'effectif actif tout en conservant son historique (absences, amendes, documents).

4Documents, heures, amendes, équipements

Onglet Documents : les pièces jointes du chauffeur avec leur date d'expiration, et ses signatures à recueillir.

Onglet Heures & absences : les heures déclarées à valider et les absences récentes du chauffeur.

• Documents : importez une pièce (CNI / passeport, permis, carte VTC, contrat de travail, autre) avec son intitulé, sa référence, ses dates d'émission et d'expiration et le fichier (PDF, JPG ou PNG, 8 Mo maximum). Un badge orange (« N jours ») ou rouge (« Expiré ») apparaît à l'approche de l'échéance.
• Heures & absences : les heures déclarées par le chauffeur depuis son espace, à valider ; les heures au-delà des seuils de son contrat comptent en heures supplémentaires. Ses absences passées et à venir y figurent aussi.
• Amendes : Ajouter une amende avec le document de désignation, la date, le montant, l'infraction, le lieu et une référence. Le statut (reçue, désignée, payée, contestée, annulée) se change directement dans la liste.
• Équipements : le matériel confié (tenue, téléphone, badge…) avec sa date de remise et son retour.
• Disciplinaire : les avertissements et sanctions, avec leur pièce jointe.

5Absences & congés : le planning

Vue Calendrier : les demandes en attente en haut, puis le mois avec une couleur par type d'absence.

Vue Matrice : une ligne par chauffeur, pour voir d'un coup d'œil qui est disponible.

Chauffeurs → Absences & congés. Basculez entre Calendrier et Matrice, naviguez de mois en mois. Six types d'absence : Repos, Congés payés, Maladie, Indisponible, Formation, Congé perso.

6Ajouter une absence, des jours OFF récurrents, plusieurs absences d'un coup

Ajouter une absence : chauffeur, type, dates et demi-journée éventuelle.

Jours OFF récurrents : les mêmes jours chaque semaine sur une période.

1. Absence ponctuelle : cliquez sur une case vide du calendrier, choisissez le chauffeur, le type, les dates et la période (journée complète, matin ou après-midi), puis Enregistrer.
2. Jours OFF récurrents (bouton en haut à droite) : choisissez le chauffeur, les jours de la semaine (par exemple mercredi et jeudi) et la période, ou Jusqu'à la fin de l'année, puis Générer les jours OFF. Ce sont toujours des jours de repos, à partir d'aujourd'hui : les jours déjà posés sont conservés, jamais remplacés. Un chauffeur qui passe « tous les mercredis » puis, deux mois plus tard, ajoute « tous les lundis » garde ses mercredis.
3. Plusieurs absences d'un coup : en vue Matrice, sélectionnez des cases par glisser puis cliquez sur Assigner.

7Valider ou refuser une demande d'absence

Le panneau Demandes en attente, en haut du planning, liste les demandes des chauffeurs. Cliquez sur Valider ou Refuser (un motif peut être saisi), ou sur Tout valider. Le chauffeur est prévenu par e-mail et par notification. Une pastille sur l'entrée de menu rappelle le nombre de demandes en attente.

8Espace RH : signatures, documents d'entreprise, comptes rendus

L'Espace RH : ce que vous partagez avec vos chauffeurs et ce qu'ils doivent signer.

Une demande de signature : le document (règlement intérieur, note de service…) et ses destinataires.

1. Demandes de signature : cliquez sur Nouvelle demande, choisissez la catégorie (règlement intérieur, note de service…), le titre, téléversez le document ou laissez la demande porter sur le titre seul, choisissez Tous les chauffeurs actifs ou un chauffeur, ajoutez une note et Envoyer la demande. Chaque chauffeur signe depuis son espace ; vous suivez qui a signé.
2. Documents RH : la bibliothèque des documents d'entreprise partagés avec les chauffeurs (consultables depuis leur espace).
3. Comptes rendus : les comptes rendus de réunion ou d'entretien, avec signature du chauffeur et impression.

9Tableau de bord RH et forfaits trajets

Le tableau de bord RH : ce qui est à traiter, la disponibilité de l'équipe sur 30 jours et l'échéancier des renouvellements.

Tableau de bord RH résume l'état de l'équipe : à traiter en priorité, effectif, disponibles et absents du jour, documents expirés ou à renouveler sous 30 jours, visites médicales, amendes et signatures en attente, puis la courbe de disponibilité sur 30 jours et l'échéancier des renouvellements (permis, carte VTC, visite médicale, fin de contrat) mois par mois.

Forfaits trajets : un nombre d'heures forfaitaire par trajet, repris dans les déclarations d'heures des chauffeurs.

Forfaits trajets fixe, pour chacun de vos trajets, un forfait horaire commun à tous les chauffeurs : partez d'une de vos grilles (les trajets sont repris, ajustez ligne par ligne) ou créez la liste de zéro. Quand un chauffeur déclare ses heures, il choisit le trajet et le forfait s'applique.

1Mon planning et demander une absence

Mon planning : le mois du chauffeur, ses demandes et leur statut (validé, en attente, refusé).

Demander une absence : le type, les dates et une note pour le gestionnaire.

1. Le chauffeur ouvre Mon planning et clique sur Demander une absence.
2. Il choisit le type (Repos, Congés payés, Maladie, Congé perso), les dates, la journée complète ou une demi-journée, une note éventuelle, puis Envoyer la demande.
3. La demande apparaît En attente de validation dans son calendrier et dans Mes demandes ; il peut l'annuler tant qu'elle n'est pas traitée. Il est prévenu dès que le gestionnaire valide ou refuse.

2Déclarer ses heures

Déclarer des heures : une date, un trajet forfaitaire ou un nombre d'heures saisi, une note.

Dans Mes heures, le chauffeur voit ses totaux (aujourd'hui, ce mois, cette année) et clique sur Déclarer des heures : la date, un trajet forfaitaire (le forfait s'applique) ou une saisie manuelle du nombre d'heures, une note, puis Envoyer la déclaration. Chaque déclaration reste « à valider » jusqu'à la validation du gestionnaire sur la fiche du chauffeur.

3Documents, amendes, signatures, notifications

Mes documents : les pièces du dossier du chauffeur et leur date d'expiration.

• Mes documents : ses pièces jointes (permis, carte VTC, pièce d'identité…) et les documents RH partagés par l'entreprise.
• Mes amendes : les amendes enregistrées par le gestionnaire, avec leur statut.
• Mes signatures : les documents en attente de sa signature électronique.
• Mes notifications : demandes traitées, documents à signer, alertes. Avec l'application installée sur son téléphone, il les reçoit aussi en notification push (voir Mon profil & mobile).

1Le parc

Le parc : une alerte par document expiré, les compteurs, puis une carte par véhicule.

Véhicules → Parc véhicules : les compteurs (au parc, en service, immobilisés aujourd'hui, échéances à surveiller), un bandeau pour chaque document expiré, la recherche par nom ou immatriculation et les filtres (En service, Immobilisés, Inactifs). Chaque carte rappelle les dégâts ouverts et le kilométrage. Planning ouvre le planning des immobilisations.

2Ajouter un véhicule

Nouveau véhicule : trois champs suffisent, le reste se complète sur la fiche.

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Choisissez le type de véhicule : le nom, la marque et le nombre de places sont repris du type. Saisissez l'immatriculation et la couleur.
3. Ajouter au parc, puis complétez la fiche.

3La fiche du véhicule

La fiche : six onglets ; l'onglet Fiche porte les informations et le statut du véhicule.

Onglet Fiche : nom, marque, modèle, type, immatriculation, numéro de série (VIN), couleur, année, places, kilométrage, date de première mise en circulation, statut (En service, Immobilisé, Hors parc) et notes, puis Enregistrer. Onglet Photos : les photos du véhicule, proposées à l'étape Options de l'assistant de devis.

4Documents : carte grise, contrôle technique, assurance

Documents : une carte par document, sa version en cours, sa fin de validité et les dates des relances.

1. Onglet Documents : pour chaque document (carte grise, contrôle technique, assurance), cliquez sur Ajouter la première fois, puis sur Nouvelle version à chaque renouvellement.
2. Renseignez la référence (numéro de formule, de procès-verbal, de contrat), les dates d'émission et de fin de validité et le fichier (PDF, JPG ou PNG, 8 Mo maximum).
3. La version la plus récente devient la version en cours ; les précédentes restent consultables.

Movyx vous relance à J-15, J-10 et J-3 avant la fin de validité, puis chaque jour une fois la date atteinte, dans la cloche et par e-mail selon vos réglages de notifications.

5Déclarer un dégât

Déclarer un dégât : où, quelle gravité, quel statut, à quel coût, avec photo.

1. Onglet Dégâts, cliquez sur Déclarer.
2. Décrivez le dégât (« Rayure portière avant droite »), la zone, la gravité (Léger, Moyen, Important) et le statut (À traiter, Devis en cours, Réparé, Accepté en l'état), le coût estimé, la date constatée, une photo ou le constat, puis Enregistrer.

Le statut se change ensuite depuis la liste ; passer un dégât à Réparé enregistre sa date de réparation.

6Générer un état des lieux de départ ou de retour

L'état des lieux : le véhicule, les intervenants et le schéma à annoter, prêt à imprimer.

1. Sur la fiche, cliquez sur État des lieux (ou, onglet États des lieux, sur Départ ou Retour).
2. Le document reprend le véhicule (kilométrage, carburant, propreté), les intervenants (chauffeur, client ou agence) et le schéma du véhicule sur quatre vues avec la légende des dommages (rayure, bosse, impact, fissure, manquant).
3. Cliquez sur Imprimer / PDF pour le faire signer. Les états des lieux réalisés restent listés dans l'onglet.

7Immobiliser un véhicule (garage, entretien, contrôle technique)

Le planning des immobilisations : une ligne par véhicule, une couleur par motif.

Immobiliser : le motif, la période, le prestataire et le coût.

L'onglet Immobilisations de la fiche : l'historique des immobilisations du véhicule, avec prestataire et coût.

1. Ouvrez Véhicules → Immobilisations (ou l'onglet Immobilisations de la fiche).
2. Cliquez sur le nom du véhicule, ou sélectionnez des cases du calendrier par glisser puis Immobiliser.
3. Choisissez le motif (Garage / carrosserie, Entretien périodique, Contrôle technique, Nettoyage / esthétique, Autre indisponibilité), les dates, un intitulé (« Révision 30 000 km »), le prestataire, le coût et une note, puis Enregistrer.

Pendant la période, le véhicule est affiché Immobilisé dans le parc et une notification est envoyée la veille.

8Retirer un véhicule du parc

Sur la fiche, onglet Fiche, cliquez sur Retirer du parc puis confirmez. Pour garder l'historique sans le voir dans le parc actif, passez plutôt son statut à Hors parc.

1La page Équipe

Équipe : vos membres, leur rôle, et les places de votre forfait.

Modules & options → Utilisateurs liste les membres et leur rôle. Le bandeau indique les places utilisées, couvertes par votre forfait et disponibles. Sur chaque ligne : Modifier, Désactiver l'accès (ou le réactiver), Renvoyer l'invitation tant que le compte n'est pas activé, Réinitialiser le mot de passe, Réinitialiser la double authentification, Supprimer.

2Inviter un membre

Inviter un membre : son nom, son e-mail et son rôle. Il choisit son mot de passe lui-même.

1. Cliquez sur Inviter un membre.
2. Renseignez civilité, nom complet et adresse e-mail (son identifiant de connexion).
3. Choisissez le rôle (tableau ci-dessous), puis Inviter. La personne reçoit un lien d'activation et choisit son mot de passe ; aucun mot de passe ne circule par e-mail.

3Changer le rôle ou retirer l'accès

Modifier ouvre la fiche du membre : changez son rôle et Enregistrer ; le changement s'applique à sa prochaine action. Désactiver l'accès bloque la connexion en gardant l'historique et la place. Supprimer retire le compte et libère la place.

1Activer un module

Modules : Chauffeurs et Véhicules, 29 € TTC par mois chacun, 49 € TTC les deux.

1. Ouvrez Modules & options.
2. Lisez les fonctionnalités de Chauffeurs et de Véhicules (29 € TTC par mois chacun, 49 € TTC par mois les deux).
3. Cliquez sur Activer : le module apparaît immédiatement dans le menu et son montant s'ajoute à votre prochaine facture au prorata. Pendant la démo, les modules sont présentés à titre d'information et s'activent une fois votre abonnement souscrit.

2Abonnement, places et factures

Facturation : votre forfait, vos places, vos totaux et l'historique de vos factures.

Modules & options → Facturation (ou le menu de votre compte) affiche votre forfait Movyx (97 € TTC par mois, TVA 20 % incluse), les utilisateurs supplémentaires, le total réglé, les montants en attente, la prochaine échéance et l'historique des factures avec leur statut (payée, en attente, en retard) et leur téléchargement. Gérer mes places ajoute ou retire des places ; Résilier mon abonnement met fin au forfait à l'échéance. Pour toute question sur une facture, Contacter le support.

1Mes informations et ma photo

Mon compte : vos infos et votre photo, l'application et les notifications, le mot de passe, l'abonnement.

Ouvrez votre avatar → Mon compte. Dans Mes infos, modifiez votre civilité, votre nom ou votre e-mail puis Enregistrer. Choisir une photo (JPG, PNG ou WebP, 4 Mo maximum) remplace vos initiales dans la barre du haut et dans vos échanges avec le support.

2Installer Movyx sur votre téléphone et activer les notifications

Le tableau de bord sur téléphone.

Les devis sur téléphone, en fiches.

1. Sur votre téléphone, ouvrez votre espace puis Mon compte, carte Application et notifications.
2. Installer ajoute Movyx à l'écran d'accueil : plein écran, icône Movyx, pages consultables sans réseau. Sur iPhone, utilisez le bouton Partager de Safari puis « Sur l'écran d'accueil ».
3. Activer sur cet appareil autorise les notifications : demandes traitées, documents à signer, alertes d'échéance, même application fermée. Sur iPhone, installez d'abord l'application avant d'activer les notifications.

Toutes les pages s'adaptent au téléphone et à la tablette : les tableaux deviennent des fiches, le menu une barre d'onglets en bas de l'écran.

3Mot de passe et double authentification

1. Carte Mot de passe : saisissez votre mot de passe actuel puis le nouveau deux fois, et cliquez sur Modifier.
2. Double authentification : cliquez sur Activer, scannez le code avec votre application d'authentification (Google Authenticator, Authy…), saisissez le code à six chiffres et conservez vos codes de secours. À chaque connexion, un code vous sera demandé en plus du mot de passe. Facultative, elle se désactive au même endroit avec Désactiver et votre mot de passe actuel. Téléphone indisponible ? Sur l'écran du code, choisissez Utiliser un code de récupération.

La carte Abonnement & contrat rappelle votre formule, votre domaine et vos modules ; Modifier mon abonnement — contacter Movyx envoie un message pré-rempli à notre équipe.

1La page Notifications

Notifications : le délai d'alerte en haut, puis vos alertes classées par type.

• Délai d'alerte des renouvellements : choisissez combien de jours avant l'échéance (permis, carte VTC, visite médicale, fin de contrat, documents RH) vous êtes prévenu. L'alerte revient chaque jour tant que la date n'est pas mise à jour sur la fiche, puis disparaît d'elle-même.
• Les documents des véhicules (carte grise, contrôle technique, assurance) suivent leur propre calendrier : J-15, J-10, J-3, puis chaque jour une fois la date atteinte.
• Les onglets Support, Renouvellements, Demain (chauffeur absent ou véhicule immobilisé le lendemain) et À valider (demandes des chauffeurs) trient la liste. Ouvrir mène à la fiche concernée ; Tout marquer comme lu vide le compteur de la cloche.

1Envoyer une demande et suivre la réponse

Contacter le support : la catégorie, un sujet et le détail de votre demande.

1. Cliquez sur le bouton ? → Contacter le support, ou votre avatar → Contacter le support.
2. Choisissez la catégorie (Question, Problème, Facturation, Suggestion), un sujet et décrivez votre besoin : page concernée, action effectuée, résultat attendu.
3. Envoyer au support. Vous retrouvez la conversation dans Mes demandes (menu de votre compte) et vous êtes prévenu par e-mail et par notification à chaque réponse.